Facturación electrónica: prepara tu puesta en marcha

Primero, revisa tu situación

El primer paso es determinar las obligaciones aplicables a tu negocio. No se deben deducir únicamente del tamaño de la empresa o de que un cliente haya pedido una factura. Revisa la información del RUT y las condiciones de la operación con el profesional responsable.

La guía de requisitos de la DIAN destaca la importancia del RUT actualizado, del acceso al correo registrado y del instrumento de firma electrónica para los trámites correspondientes. Si alguno de estos elementos no está disponible, resolverlo a tiempo evita interrupciones durante la habilitación.

Elige una solución que encaje con la operación

La DIAN describe alternativas como su servicio gratuito, un proveedor tecnológico o un desarrollo propio. La elección práctica depende del volumen de documentos, los usuarios, los canales de venta y las integraciones necesarias.

Prepara una lista de necesidades antes de comparar opciones: quién factura, desde dónde, qué datos debe consultar y cómo entregará los soportes a contabilidad. Solicita claridad sobre costos, soporte, exportación de información y manejo de incidencias.

Organiza personas y datos

Define quién puede emitir documentos y quién revisa las correcciones. Mantén los datos de clientes y productos organizados y establece una forma de reportar errores. La facilidad de uso no reemplaza la revisión del contenido de cada operación.

• Designa un responsable y una persona de respaldo.
• Documenta cómo se solicita una corrección.
• Acuerda dónde se conservarán los documentos.
• Comprueba cómo se relacionarán facturas, recaudos y reportes contables.

No uses una cuenta compartida sin control cuando la solución permita identificar usuarios. Poder reconstruir quién hizo una operación facilita resolver inconsistencias.

Prueba el recorrido completo

Además de seguir el procedimiento de habilitación vigente, revisa el recorrido interno: creación del documento, entrega al destinatario, consulta del estado y entrega de la información al área contable. Usa los entornos y pasos previstos por tu solución; evita emitir operaciones ficticias en producción para probar.

Una prueba útil deja evidencia de lo que funcionó y de las dudas que siguen abiertas. Si hay integración con inventarios o caja, comprueba que las referencias y los valores mantengan consistencia.

Facturación y contabilidad deben conversar

La emisión de documentos es una parte de la operación. Los cobros, las devoluciones y los saldos pendientes también necesitan seguimiento. Define una rutina para compartir información con quien lleva la contabilidad.

Antes de iniciar, consulta los instructivos oficiales actuales: interfaces, requisitos y procedimientos pueden cambiar. Esta guía organiza la preparación y no sustituye la determinación de obligaciones de cada contribuyente.